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成本管理系統解決方案

日期:2016-3-8
乾元坤和編輯

乾元坤和編輯

成本管理系統解決方案
系統目標
    項目成本管理系統的實施主要是為了實現可見,可調,可控,可追蹤四個目標,從而降低項目風險,控制項目成本,提高管理效率。
    1、可見:在對項目預算進行合同分解、WBS分解的基礎上,制定資金計劃,使項目資金使用和安排情況,無論全局還是局部都以直觀的圖表方式呈現出來。
    2、可調:在計劃制定后和計劃的執行過程中,如果發現矛盾或者問題,可以隨時進行調整,調整的結果同樣即時可見,直到達到最優。
    3、可控:系統根據業務規則和設定,在項目計劃執行過程中,對關鍵節點,數據異常,異常操作等,即時向相關部門和人員發送通知和警報,預防問題的發生。另外,根據設定,所有過程,必須遵循相應的規范,防止不規范的操作。
    4、可追蹤:如果發生問題,系統可提供完整的數據供追蹤問題產生的過程,分析問題產生的原因。

成本管理系統的功能模塊

成本管理系統

    1、預算數據導入管理
          項目預算數據是系統的基礎數據。系統通過定義XML文件結構來規范預算數據的內容和數據格式。只所以采用XML,是因為其透明,通用,表達嚴謹,易于規范。
          系統提供在線檢查工具來檢查所提供的XML文件是否符合規范。
          具有權限的系統用戶,首先建立項目節點,輸入相應項目信息后,即可導入預算數據。此預算數據是簽訂合同的項目預算。預算數據導入完成后,如果系統設定為必須審核(默認),則經內容創建者確認,進入項目預算審核流程。
    2、計劃成本管理
         項目預算數據導入之后,用戶輸入成本控制數據:人材機費用系數,主材耗量和價格,系統自動計算出項目計劃成本預算。在系統生成的計劃成本預算的基礎上,用戶可以根據需要進行局部調整。調整完成并確認后,則進入審核流程。審核內容僅包含成本控制數據,調整內容和調整后的預算結果。可以建立基于工程類型和特征值為的成本控制模板,供快速套用。費用系數和主材價格可以參考歷史數據的統計分析結果。
    3、WBS分解管理
        WBS分解是系統的首要核心,是整個流程運行的基礎。
        項目建立,導入了預算數據,并且通過審核之后,具有相應權限的系統用戶即可開始對項目預算數據進行WBS分解。
        首先,系統內置了各專業的3級WBS分解模板供使用,系統根據項目預算數據,自動選擇相應專業的模板,經用戶確認,則系統自動進行分解。系統自動分解完成后,提示用戶檢查分解結果。用戶對自動分解結果進行檢查和調整,完成并確認后,第一階段分解就完成了。
        然后,用戶根據合同,制定各個節點與合同的對應關系,并輸入相關信息。在此過程中,如果某個節點需要進一步的分解,則用戶選擇此節點,并點擊分解按鈕,輸入工程量或者比例信息,系統自動進行分解后提示結果給用戶檢查,用戶可在系統自動分解的基礎上進行調整,用戶確認后即完成二次分解。所有分解完成后,用戶確認分解完成,則自動進入WBS(內容)審核流程。
    4、分包管理
          在完成WBS分解之后,用戶可以指定項目預算中分包合同的對應關系。
          項目預算的每個節點(包含WBS分解后的節點),均可以對應唯一一個分包合同。可以在任意層級的節點上指定分包合同,默認情況下,所有子節點均與父節點屬于同一合同。系統自動根據用戶操作檢查數據完整性和一致性。在所有項目節點對應結束并確認后,系統自動為每個分包合同生成分包預算。
    5、進度計劃管理 
          在項目預算數據WBS分解的基礎上,對工程量(進度)在時間維上進行分解,制定出項目進度計劃。
          首先,輸入項目周期(起止日期),付款周期,系統根據項目類別和屬性,系統套用自動選擇或用戶指定的模板,即可生成項目進度計劃表和甘特圖。
          然后,用戶可以根據實際需要,對系統自動生成的進度計劃進行調整。調整結束并確認后,系統保存項目進度計劃,并根據分包合同對應關系,自動為每個分包合同生成分包進度計劃表和甘特圖。項目進度計劃和分包進度計劃保存到系統中后,即可供其他模塊調用。
    6、資金計劃管理
          資金計劃管理是系統的第二個核心。在項目進度計劃完成后,系統自動生成項目的資金計劃模板,用戶只需確定周期,設定保留金,付款警戒點和報警點,即可制定項目資金計劃。
          資金計劃內容創建后,經創建者確認,即進入審核流程。系統根據項目資金計劃,自動生成分包合同的資金計劃。資金計劃審核完成之后,即可打印資金計劃表,并可設定時間區間打印。資金計劃表有累積表和單列表兩種形式可供選擇。并且,每項內容均可查看基于分包合同的明細。系統根據設定,定時(默認按月)自動發送資金計劃表給相應管理人員。系統根據設定的保留金,警戒點和報警點,在即將或者已經到達是向相關人員和管理者發送通知,預警消息或者報警。
    7、合同管理
          合同管理主要管理:收入合同(主合同、從合同、增量合同等),支持合同(分包合同,采購合同,租賃合同等)。
          合同管理模塊以項目關聯關系為中心,建立項目預算,進度計劃,資金計劃與合同之間的相互對應關系,在此基礎上,實現合同生命周期管理。通過合同管理模塊可以查詢到合同細化到WBS分解節點的項目預算,進度計劃,資金計劃等以及在此基礎上的材料匯總,費用等詳細信息。反之,也可以查詢節點分解到各個分包合同的數據明細。
          除了項目關聯關系之外,合同管理還管理合同相關信息(機構,責任人/負責人等)和合同資料管理。其中合同資料管理合同本身以及相關的電子文檔內容,可以由其他系統提供接口,本系統調用其接口進行獲取。
          另外,合同管理也建立了用戶和相關數據節點的對應關系,用戶只能查看項目中特定的節點和內容。
    8、成本管理系統
          項目進度主要是以工程量的方式進行反應的。用戶通過填報工程量來提交進度。 首先,用戶通過指定通道填報工程量,系統檢查工程量約束條件:
          如果不滿足約束條件,則不允許用戶提交;如果滿足約束條件,但需觸發特殊約定,則提示用戶確認是否同意約定。如果滿足約束條件或者用戶已確認同意特殊約定,則用戶可以提交工程量。系統自動進入工程量審核流程。審核成功后,系統自動提交工程量信息到資金管理模塊。
          進度(工程量)填報提供兩種模式:在線遠程填報和使用填報工具填報后發送文件兩種方式。其中在線填報可采用手機應用的方式提供,方便用戶使用。
    9、進度抽查管理 
           根據系統設定,系統按照項目進度隨機抽取,確定醒目進度檢查節點和時間,并通知相關責任人進行處理;
           進度檢查結果進入系統后,系統將其與進度填報結果進行分析對比,如果沒有觸發異常,則更新檢查記錄,提交檢查報告給相應管理人員。
           如果觸發了異常,則按照異常處理流程進行處理,并通知相應責任人,處理完成后更新檢查記錄,提交報告給相應管理人員。
    10、資金管理   
            進度(工程量)通過審核之后,系統自動提交工程量數據到資金管理模塊。資金管理模塊根據工程量,計算相應應收和應付資金數據。
            然后,資金管理模塊檢查項目的資金計劃的已有數據以及設定的警戒點和報警點等信息。如果沒有觸發任何異常條件,則進入資金審核流程。
            如果觸發了異常條件,則向相關責任人和管理人員發送預警或報警信息,等待管理人員確認是否允許進入資金審核流程。審核結束后,審核過程及結果均進入項目日志記錄,生成應收和應付資金記錄。 系統外資金處理(收款或付款)完成后,用戶更新資金記錄狀態,系統自動更新相應項目數據(實際成本)。
    11、材料管理   
            材料管理主要對象是主材。
            材料基本信息包含材料類目和材料,材料類目由手工整理錄入,材料可手工錄入,也可從項目預算數據中提取。材料耗量信息從歷史項目數據中按工作內容,項目特征等進行統計,經專業人員確認后作為參考耗量。材料價格信息從歷史項目數據中按時間進行統計,并按照一定計算公式計算,經專業人員確認后作為參考價格。用戶在制作項目計劃時,可直接通過選用材料庫中已有的材料替換合同預算中的材料,即計劃成本預算中采用材料庫中的材料。
    12、材料庫存管理
             材料庫存管理主要處理材料入庫,材料出庫,實時庫存查詢,材料采購量調整等。 材料入庫時,材料庫管理人員逐項確認材料采購清單中的材料及其數量,然后提交入庫確認。系統自動生成材料入庫清單表,再次由材料管理人員確認后,生成材料入庫就記錄,更新材料庫存信息。采購清單中已確認入庫的材料自動設置為入庫狀態,未確認的材料狀態不變。
             材料出庫時,材料管理人員登入系統,確定材料領用請求已審核通過后,根據材料領用單的材料及其數量組織出庫材料。材料領用人通過材料庫終端登入系統,確認材料領用。系統自動生成材料領用記錄,更新材料庫存信息,更新項目材料價格和實際成本等數據。
             材料采購時,在操作人員提交采購清單后,系統自動提示各項材料的庫存信息,并根據系統對采購清單進行調整,調整后的采購清單經用戶確認或修改后確認,進入材料采購審核流程。
    13、材料采購管理
             系統統計指定階段的需要采購材料量及其明細,生成采購清單。
             用戶可以對采購清單進行調整,調整后系統自動檢查約束條件,不滿足約束條件則不允許制定采購計劃。
             采購計劃通過后,材料采購管理根據系統中材料采購的歷史數據,提供材料價格參考信息如:材料平均價,材料價格趨勢等信息。
             材料采購完成并確認入庫后,系統更新相應項目預算數據和材料庫存信息。
    14、材料領用管理
              用戶在系統中材料領用,系統根據項目的進度信息生成領用材料清單。
              用戶可以調整材料領用清單,在材料量超出計劃量時,若已設置超量處理方式,則提示用戶材料超量,并要求用戶確認處理方式。若未設置超量處理方式,則提示用戶超量信息,不允許發起材料領用請求。
              材料領用請求通過后,系統記錄請求,此時庫房即可收到通知。材料出庫時,庫房提交出庫信息,并經材料領用人確認即完成材料領用。完成材料領用后,系統自動更新相應的成本和費用信息。
    15、實際成本管理   
             項目計劃制定后,系統自動生成計劃成本預算的副本,作為實際成本的基礎。
             項目運轉過程中,所有數據均自動更新實際成本預算,并根據工程量調整合同預算和計劃成本預算,實時以圖表的形式反映三者的差異。
    16、項目變更管理
             項目實施過程中,變更是不可避免的,因此,系統內置多個變更處理流程,在變更發生時,系統自動生成變更數據報告,經如果調整和確認后進入系統,動態更新所有涉及環節的數據。然后回饋到成本控制過程中去。
             系統自動向項目變更影響到的數據的相關機構和責任人推送變更信息。
             項目變更主要指:項目范圍變更,項目進度變更,費用預算變更,項目合同變更和項目人力資源的變更。
    17、審核流程管理
             系統包含兩個主要審核流程:內容審核流程和資金審核流程。
    18、內容審核流程
              項目數據導入,WBS分解,分包管理,進度計劃,資金計劃的成果,必須經過審核流程,才能正式提交到系統中去,其他有權限的用戶才能看到相應數據,在審核完成之前,只有內容創建者自己可以查看。
              內容一旦進入審核流程,創建者則不能此內容進行修改。除非取消審核流程,修改后重新提交進行審核。
    19、工程量/進度/資金審核流程
              由分包機構所報送的工程量和進度,以及將要支付的資金在提交之后即自動進入相應的審核流程,審核流程完成之后,才觸發后續相應處理,正式成為系統數據記錄。
              審核流程進行的各個階段,系統均會自動給相關人員發送通知消息,消息包含內容有:需要審核內容的名稱,審核內容的鏈接,完成審核的時限。如果審核時限將至而內容還沒有進行審核,則向相關利益相關人員和管理人員發送警告消息。
              審核過程及其結果均會在項目日志中詳細記錄。審核流程根據審核內容或業務的不同而不同,并可根據實際需要進行定制。
    20、審批流程管理
              審批流程主要用于處理管理過程中的非標準流程。此流程與審核流程不一樣:審核流程由系統根據條件觸發,而審批流程由系統用戶主動提交,并需提交額外的說明以及相關資料(根據流程定義)之后發起。
              審批流程發起之后,其后續處理則與審核系統類似,由系統安裝流程向相關人員發送通知消息來完成該流程。審批過程及其結果均會在項目日志中詳細記錄。
    21、系統消息管理  
              依賴于系統內置的通訊模塊,系統在運轉工程中,按照設定條件,向利益相關人以及管理人員發送消息。按照緊迫程度,分為消息,通知,預警,報警。
              消息:告知用戶相關項目的運轉情況,用戶無需進行任何處理。
              通知:項目運轉過程中需用戶干預,提醒用戶及時處理。
              預警:項目運轉過程中觸發了預警條件,需要用戶盡快進行檢查處理。
              報警:項目運轉工程中發生異常,或者有某些非規范流程,或者觸發了報警條件,通知用戶必須馬上進行檢查處理。
    22、機構管理
              機構主要可以分為四類:客戶管理,承包商管理,供應商管理和分支機構管理。 機構管理首先是可以增加,查詢,修改,刪除機構。機構基本信息包含機構名稱,機構類別,負責人,聯系人等等。
              機構模塊同時為人員基本數據提供機構信息,并可通過機構查詢人員,項目,合同等相關信息。
    23、人員管理  
              首先,管理系統相關人員的系統賬號,基本信息,所屬結構,所屬部門,聯系方式,可進行增加,查詢,修改,刪除等通用操作。
              另外,人員系統為其他模塊提供人員的快速選擇,建立人員與項目,合同等的相互關聯。
    24、報表管理
             報表管理模塊的主要功能是提供系統內各種報表和憑據的查看,下載,打印。 報表和憑據的格式由系統內置,報表數據來源于用戶的選擇和設定條件的查詢結果。
             報表和憑據可以在線查看和打印,還可下載 HTML或PDF,Excel格式的文件。
    25、歷史數據分析  
             第一階段,系統提供比較簡單的數據統計,差異分析,為企業定額的制定,材料價格趨勢分析等提供參考資料。
             第二階段,引入分析模型和工程指標等計算,為新項目決策,計劃制定和過程控制管理的決策提供參考資料。
    26、移動終端應用
             要使系統更便于使用,提供移動終端應用,方便相關責任人處理如接受系統通知,操作確認,填寫工程量報告等日常較大量但無需大量、復雜相關數據的工作。移動終端的主要對象為智能手機,可以同時提供各流行平臺的應用。也可以簡化為只提供一種主要平臺的應用。


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